ProAccount ApS

PERSONDATAPOLITIK

Persondatapolitikkerne handler om hvordan ProAccount ApS indsamler og behandler information om personer.

Personoplysninger er oplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

ProAccount ApS (herefter kaldt PA) behandler personoplysninger som arbejdsgiver, som leverandør af tjenester, i markedsføring og ved besøg på vores hjemmeside www.pro-account.dk.


Persondata er særlig vigtig i PA´s leverancer og vi er optaget af at værne om personoplysningernes integritet, tilgængelighed og konfidentialitet.

Disse persondatapolitikker giver udfyldende oplysninger om hvilke personoplysninger der indsamles, hvordan oplysningerne indsamles og hvilke rettigheder du har hvis personoplysninger om dig er registreret hos os.

Den daglige leder i PA er hovedansvarlig for behandlingen af personoplysningerne som anvendes hos PA.

Personoplysninger som PA behandler:

KUNDE- OG LEVERANDØROPLYSNINGER

PA behandler personoplysninger om kunder og leverandører i tillæg til eventuel tredjeperson som er nødvendig for at gennemføre kontraktforpligtelser.

Blandt oplysningerne som behandles er kontaktinformation til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

Personoplysningerne lagres i en egen database og slettes fem år efter afslutning af kundeforholdet.

MARKEDSFØRING

PA behandler personoplysninger i forbindelse med markedsføring. Disse personoplysninger kan blive delt mellem ProAccount ApS og andre selskaber i Exacta Gruppen, men vil ikke blive udleveret til andre virksomheder uden godkendelse fra dig.

KUNDEREGISTER
PA lagrer kontaktinformation til potentielle kunder. Oplysningerne er hentet fra offentlige kilder, såsom virksomheders hjemmeside, www.virk.dk m.v. Formålet med denne behandling af personoplysninger er at målrette markedsføringen mod potentielle kunder af vores tjenester, samt at koordinere dette markedsføringsarbejde.

Personoplysninger på potentielle kunder slettes inden et år, efter at de blev lagt ind i databasen, såfremt der ikke etableres et kundeforhold – eller samtykke til lagring er givet.

INFORMATIONSKAPSLER (COOKIES)
På PA´s hjemmeside www.pro-account.dk logger vi information om alle besøgende ved hjælp af Google Analytics. Informationen som logges kan ikke spores tilbage til dig som enkeltperson, så cookien kan ikke se hvem du er, hvad du hedder, hvor du bor, eller om computeren bruges af en elle flere personer. Oplysningerne er anonyme og kobles ikke til den enkelte bruger, og cookien kan heller ikke sprede virus eller andre skadelige programmer.

Informationen indsamles for bedre at kunne forstå, hvordan vores brugere benytter hjemmesiden, således at vi kan tilpasse siderne rigtig til dig som bruger. Cookies er en hjælp til besøgende på hjemmesiden, f.eks. ved gentagne besøg på siden, hvor indstillinger og eventuelt indtastede oplysninger huskes, og derfor ikke skal indtastes igen. Cookies bruges også til at indsamle statistik om hjemmesiden for at kunne forbedre den, samt til at målrette annoncer og tjenester i markedsføringsøjemed.

Som de fleste andre hjemmesider, benytter vi en metode hvor informationen lagres i en cookie på din PC. De fleste browsere er indstillet til automatisk at acceptere cookies fra hjemmesider. Du kan slette lagrede cookies ved at følge instrukserne for sletning i din browser. Information om dette findes i din browser. Ved at begrænse tilgangen til cookies kan det påvirke funktionaliteten på vores hjemmeside.

Vil du vide mere om cookies, kan du læse om det juridiske grundlag på www.erhvervsstyrelsen.dk


Google Analytics
Cookies på vores hjemmeside er fra Google Analytics (førsteparts cookie). Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder (antal måneder kan variere), men de fornyes efter hvert besøg. Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout

PA benytter analyseværktøjet Google Analytics til at vurdere trafik, brug og tendenser på hjemmesiden. Dataene som indsamles bruges til at gøre brugeroplevelsen korrekt og tilpasse indholdet på hjemmesiden. I henhold til Googles retningslinjer for brug af Google Analytics indsamles der ikke personlig information om brugerne. Dataene der indsamles lagres på Googles servere. Du kan læse mere om hvordan Google indsamler og beskytter data her.

Annoncenetværk

PA anvender følgende annoncenetværk:

  • Facebook
  • LinkedIn
  • Google

Google Display Advertising
DoubleClick cookien er en tredjeparts cookie som medfører at tredjepartsleverandører, herunder Google, viser egne målrettede annoncer fra PA på en række hjemmesider på internettet som er en del af Googles indholdsnetværk. Dette er også kendt som re-marketing og du kan læse mere om fordelene med re-marketing her.

Dette bruges for at rette relevante annoncer til brugere, baseret på interesser og tidligere hjemmesidebrug. Dette bidrager til en mere relevant markedsføring for dig som bruger. I henhold til Googles persondatapolitik indsamles der ikke, eller bruges information som kan bruges til at identificere individer. Du kan fravælge brug af målrettede Google Display annoncer her.

LEVERANCEOMRÅDER

PA anvender de persondata, som kunden giver os, for at vi kan løse den aftalte opgave. Det inkluderer også de data, som fremgår af kundens skattemappe, i det omfang kunden giver os adgang til den.

Det drejer sig om oplysninger om kundens økonomiske, skattemæssige og forretningsmæssige forhold.

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at løse de aftalte opgaver. Det gælder i udgangspunktet Personbogen, Tinglysningsbogen, Erhvervsstyrelsen, CVR-registret, SKAT og Ejerregistret. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Det gælder f.eks. bogføringsloven og hvidvaskloven (se nærmere nedenfor)

REGNSKAB / RÅDGIVNING
PA foretager regnskabsføring og rådgivning for kunder. Typiske personoplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, adresse, cpr-nummer, telefonnummer, e-mail og lønoplysninger.

PA vil i disse opgaver være databehandler og indgår derfor i en databehandleraftale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleraftalen vil sætte rammene for PA´s behandling af personoplysninger. De konkrete sikkerhedstiltag og sletteprocedurer for behandlingen vil fremgå af hver enkelt databehandleraftale.

LØN / HR / RÅDGIVNING
PA foretager LØN / HR / RÅDGIVNING for kunder. Typiske personoplysninger som behandles i den forbindelse er eksempelvis navn, adresse, cpr-nummer, navn på pårørende, telefonnummer, e-mail og lønoplysninger.

PA vil i disse opgaver være databehandler og indgår derfor i en databehandleraftale med kunden som behandlingsansvarlig. Databehandleraftalen vil sætte rammene for PA´s behandling af personoplysninger. De konkrete sikkerhedstiltag og sletteprocedurer for behandlingen vil fremgå af hver enkelt databehandleraftale. Det er kun nødvendige lønmedarbejdere som har tilgang til løndata.

VIDEREGIVELSE OG OVERLADELSE AF PERSONDATA

Vi videregiver og overlader persondata til samarbejdspartnere og andre aktører, hvis det er nødvendigt for at opfylde aftalen, som vi har indgået med kunden.

Vi vælger nogle gange at benytte databehandlere, herunder udbydere af software, webhosting, backup, sikkerhed og opbevaring. Når der anvendes databehandlere, sker det kun ud fra specifikke formål, og det er stadig vores ansvar, at kundens oplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning og nærværende persondatapolitik.

Vi videregiver ikke persondata til formål, som ikke følger af aftalen – f.eks. videregivelse til andre til brug for deres markedsføring – medmindre vi har aftalt det med kunden i forbindelse med indsamlingen eller indhenter samtykke fra kunden efter at have informeret denne om, hvad kundens data vil blive brugt til. Kunden kan til enhver tid bede os stoppe videregivelsen af personoplysninger, uanset at det er aftalt, eller kunden på anden vis har samtykket til det.

Vi indhenter dog ikke kundens samtykke, hvis vi er retlig forpligtet til at videregive persondata, f.eks. som led i en lovpligtig indberetning til en myndighed.

UNDERSØGELSER OG KUNDEKONTROLLER

PA er pålagt at gennemføre kundekontroller i medfør af hvidvaskloven, samt at gennemføre nærmere undersøgelser såfremt der foreligger mistanke om at en transaktion har tilknytning til udbytte af en strafbar handling.

Blandt oplysningerne som PA er pålagt at behandle i denne forbindelse er navn/virksomhedsnavn, CPR-nummer/CVR-nummer, fast adresse, familieforhold og oplysninger knyttet til eventuel mistanke om strafbare forhold.

Behandling af personoplysninger knyttet til kundekontrol og en eventuel undersøgelsespligt kan indebære behandling af sensitive personoplysninger, blandt andet knyttet til strafbare forhold.

Etter hvidvaskningsloven er PA pålagt at opbevare dokumenter benyttet i forbindelse med kundekontrol i mindst fem år efter at kundeforholdet er afsluttet eller transaktionen er gennemført, med mindre længere frister følger af anden lov eller forskrift.

Dokumenter og oplysninger som nævnt i punktet over bliver opbevaret på en betryggende måde, beskyttet mod uautoriseret tilgang fra uvedkommende og slettes inden et år efter at opbevaringspligten ophører.

Under visse omstændigheder er PA også pålagt at udlevere oplysninger til SØIK, eksempelvis hvis der foreligger mistanke om at en transaktion har tilknytning til udbytte af en strafbar handling.

INDSAMLING AF OPLYSNINGER I HENHOLD TIL HVIDVASKLOVEN

PA er forpligtet til at indsamle oplysninger efter reglerne i hvidvaskloven og i den forbindelse:

  • Indhentes identitets- og kontroloplysninger samt kopi af foreviste legitimations-dokumenter
  • Indhentes dokumentation for og registreringer af transaktioner, der gennemføres som led i en forretningsforbindelse eller en enkeltstående transaktion
  • I tilfælde af mistanke om, at kunden begår hvidvask eller anden strafbar handling, vil der blive indhentet dokumenter og registreringer vedrørende gennemførte undersøgelser
  • Oplyse om, at de indhentede oplysninger om kunden alene vil blive brugt til at opfylde revisors forpligtelser efter hvidvaskloven og ikke til f.eks. markedsføringsformål
  • Gøres opmærksom på, at oplysningerne kan blive videregivet til SØIK i tilfælde af mistanke om, at kunden antages at være involveret i hvidvask eller anden strafbar handling
  • Gøres opmærksom på, at kunden har ret til indsigt i de registrerede oplysninger
  • Gøres opmærksom på, at oplysningerne opbevares i 5 år og normalt vil blive slettet 5 år efter sidste engagement med kunden
  • Gøres opmærksom på, at kunden har ret til at få korrigeret fejlagtige oplysninger, som er registreret

PERSONALEADMINISTRATION

PA behandler personoplysninger som led i personaleadministration. Personoplysningerne som behandles i denne forbindelse er blandt andet personalia, lønoplysninger, evalueringer, oplysninger om pårørende, og uddannelse/stillingsniveau.

Det retslige grundlag for denne behandling er Persondataforordningen.

Personoplysninger tilknyttet personaleadministration bliver opbevaret så længe vedkommende er ansat hos PA og 5 år frem. Personoplysninger om ansøgere til stillinger hos PA bliver slettet straks efter at afslag er givet, medmindre vedkommende bliver ansat eller har givet sit skriftlige samtykke til længere tids opbevaring.

Dine rettigheder

PA´s behandling af personoplysninger er reguleret af Persondataforordningen med tilhørende forskrift. Nedenfor præsenteres nogen af de mest centrale rettigheder:

RET TIL ADGANG TIL PERSONDATA
Enhver som beder om det har krav på at få af vide, hvilken behandling af personoplysninger PA foretager, samt grundlæggende information om disse behandlinger. Denne information er givet i PA´s persondatapolitik.

Såfremt du er registreret i PA´s systemer, har du krav på at få af vide, hvilke oplysninger der er   registreret om dig samt hvilke sikkerhedstiltag der foreligger ved behandlingen, såfremt et sådan indsyn ikke svækker sikkerheden. Adgangen kan derfor være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan kræve at den behandlingsansvarlige uddyber informationen som er nævnt ovenfor, i den grad dette er nødvendigt, for at du skal kunne varetage dine egne interesser.

RETTELSE OG SLETNING AF UNØJAGTIGE PERSONOPLYSNINGER
Såfremt PA behandler personoplysninger om dig som er urigtige, ufuldstændige eller hvor der ikke er hjemmel til at behandle, kan du kræve at PA skal rette eller slette de mangelfulde oplysninger.

Sletning skal suppleres med registrering af korrekte og fuldstændige oplysninger. Såfremt dette ikke er mulig, og dokumentet som indeholdt de slettede oplysninger af den grund giver et åbenbart misvisende billede, skal hele dokumentet slettes.

Du har også ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af persondata. Du kan gøre indsigelse mod vores videregivelse af data til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, stopper vi med behandlingen og sletter dine data, medmindre vi er forpligtet efter lovgivningen til at opbevare dem.

Såfremt du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet i henhold til Persondataloven, vil du modtage persondata fra PA i et almindeligt anvendt format. Du har ret til at modtage de persondata der er stillet til rådighed for os, og dem vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af kundens samtykke.

PA skal svare på henvendelser om indsyn eller andre rettigheder efter Persondataforordningen uden ugrundet ophold og senest inden 30 dage fra den dag henvendelsen kom, med mindre særlige forhold gør det umuligt at svare på henvendelsen inden denne frist. PA skal i så fald give et foreløbigt svar med oplysninger om grunden til forsinkelsen og et sandsynligt tidspunkt for hvornår et svar kan gives.

Hvis du mener at PA ikke har overholdt dine rettigheder i henhold til lovgivningen, har du ret til at klage til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktinfo: www.datatilsynet.dk

Beskyttelse af personoplysninger

Ifølge Persondataloven skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere samt i fysiske mapper med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter. Vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeradgange håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder.

Vi gør dog opmærksom på at en stor del af vores kommunikation med kunder foregår via e-mail, og e-mails, indeholdende enhver form for persondata, der ikke er krypterede er ikke at betragte som sikker kommunikation. PA forudsætter derfor, at vores kunder er indforstået med, at informationer af fortrolig karakter som udveksles via e-mail uden kryptering, kan være behæftet med risiko for, at fortrolige oplysninger kommer til andres kundskab.

Kontaktinformation

Alle henvendelser om persondata kan rettes til: hsa@pro-account.dk, Smedeland 30, 2600 Glostrup.